Hace unos días entró a regir en España, la obligatoriedad del registro horario de los trabajadores. El horario de entrada y de salida debe quedar asentado en algún medio, que luego permita reproducirlo. En general, para el registro, es habitual que se utilicen medios digitales, superando a las tradicionales tarjetas físicas o anotaciones en una libreta o cuaderno.
Esto nos trae a Uruguay, y para ello, cabe preguntarse cuál son las reglas que rigen en este tema, cómo es la práctica empresarial, y qué consecuencias trae el tener o no tener un registro horario.
En primer lugar, en Uruguay no hay una regulación específica. La reglamentación sobre documentos laborales, no establece la obligatoriedad de llevar un registro horario de los empleados. Por tanto, la autoridad inspectiva laboral no puede exigir su cumplimiento.
En segundo lugar, cabe constatar que en la práctica de mercado, en las empresas privadas grandes y medianas, es habitual que voluntariamente se lleve un registro horario. En general, se utilizan medios electrónicos a través de tarjetas que contienen un chip o en algunos casos más sofisticados, se utiliza la huella digital de cada empleado, previamente registrada.
En todos los casos, se adoptan medidas de seguridad informática para que no pueda ser modificable la información. Además, se puede imprimir en papel la información almacenada en caso de ser necesario, ya sea para el control interno o para ser presentada como prueba documental en un proceso judicial.
¿Y para qué sirve el registro del horario?
Del punto de vista de la empresa, sirve para controlar el cumplimiento del horario. Pero también es útil para controvertir reclamaciones de horas extras de los empleados. El registro horario es la prueba que tiene el empleador para aportar a un proceso judicial, para defenderse mejor ante reclamos de horas extraordinarias que no surgen de la información almacenada.
¿Qué sucede si en un proceso judicial en el cual se reclaman horas extras, el empleador no aporta el registro horario o no lo tiene?
A pesar de que no está obligado a llevar el registro horario, la posición de la justicia laboral es que el empleador tiene la carga de aportar este registro al proceso, como medio de prueba de la jornada efectiva de trabajo del trabajador. En caso que no lo presente, la justicia entiende, que para el caso que el trabajador pruebe la existencia de horario excedente de la jornada habitual, se hace lugar al número de horas reclamado.
En el caso que el número de horas extras reclamado sea excesivo, la justicia aplica un correctivo basado en la razonabilidad y las reglas de la experiencia. Si el número excede lo razonable de acuerdo a la biología humana, en general reducen el número de horas extras.
En atención a este criterio de la justicia, cobra especial importancia que el empleador lleve el registro de la jornada de los trabajadores. Naturalmente que este registro sirve para controlar el cumplimiento del horario, pero también, en caso que el trabajador preste servicios en exceso del límite de la jornada, se deben abonar las horas extras correspondientes.